Gestione dei contenuti e amministrazione
Cominciamo con lo smentire uno stereotipo: è errato supporre che in contesti in cui i contenuti sono stati finora gestiti con metodi e modalità “artigianali” non si possa adottare un CMS.
Una soluzione CMS può, invece:
- consentire di inserire e modificare i contenuti in modo intuitivo;
- essere strutturata opportunamente per amministrare flussi di traduzione e approvazione dei contenuti;
- essere flessibile nell’estendere l’albero di navigazione di un sito/portale.
Tutto ciò può essere possibile grazie a un back-office di gestione intuitivo, la cui logica è molto simile a quella di una redazione “tradizionale”. Il giudizio del responsabile dei contenuti è, quindi, esenziale per la scelta di uno specifico CMS orientato a facilitare la pubblicazione di informazioni.
Reperimento dei contenuti
Il CMS deve innanzi tutto consentire al redattore di operare sui contenuti in modo semplice ed efficace. Deve essere possibile “navigare” direttamente tra le varie pagine, per esempio permettendo al redattore di modificare il sito in un ambiente che ricalchi la struttura del sito pubblicato, sia per i contenuti e la loro visualizzazione sia per il sistema di navigazione.
Anteprima permanente
Il CMS deve fornire un Editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) con modalità di verifica immediata dell’impatto che avranno le modifiche sul sito.
Il redattore deve poter inserire i testi come se operasse con strumenti Office, senza doversi preoccupare della generazione del codice sottostante. Ogni modifica introdotta deve essere subito visibile.
Estensione della struttura di navigazione
Un buon CMS deve fornire una gestione automatizzata del menu di navigazione, in modo tale che possa essere esteso e arricchito con semplicità da un utente senza competenze tecniche.
Il CMS deve assicurare inoltre la correttezza e la validità di tutti i link di collegamento tra le pagine e generare automaticamente i contesti di navigazione, come la mappa del sito e le briciole di pane (percorso di navigazione).
Workflow di approvazione
È utile avere a disposizione un sistema di gestione del workflow che consenta di regolare il ciclo di vita dei contenuti: inserimento, approvazione e pubblicazione.
L’interfaccia di amministrazione deve consentire di identificare ogni utente e assegnarli vincoli e permessi relativi al processo editoriale.
Il sistema di workflow infine deve essere supportato da un motore di notifica e assegnazione delle attività configurabili per la verifica, l’approvazione e la pubblicazione dei contenuti.
Traduzione dei contenuti
Il CMS deve fornire un sistema di gestione delle traduzioni dei contenuti, eventualmente integrato con il workflow, estendendo il ciclo di vita del contenuto.
Il sistema di gestione delle traduzioni deve essere caratterizzato da un’interfaccia dedicata ai traduttori, anch’essi identificati e inseriti in quanto utenti del CMS, e supportare qualsiasi tipo di lingua occidentale, asiatica e araba.
Permessi di accesso
Il CMS deve:
- permettere di attribuire i permessi di modifica dei contenuti in base alla composizione della “redazione”. Per esempio definendo gruppi di lavoro per aree tematiche e/o di competenza.
- permettere di assegnare differenti ruoli (lettura, scrittura, modifica, cancellazione, approvazione e pubblicazione) a differenti utenti sui vari oggetti (es. testi, news, menu) eventualmente differenziandoli per settori del sito (es. divisione viaggi aziendali, viaggi nozze, viaggi avventura, ecc).
- mantener traccia, per ciascun utente registrato, delle azioni fatte.
Gestione degli asset
Il CMS inoltre si rivela utile per facilitare la gestione di cataloghi di documenti/file, eventualmente con l’attribuzione di metadati utili per l’archiviazione, l’organizzazione e la ricerca.
Le funzionalità base prevedono che sia possibile:
- raggruppare i documenti in gruppi e sottogruppi;
- creare in modo flessibile, opportune strutture ad albero per archiviare i file e i documenti.
- facilitare la ricerca dei documenti (Vedi anche Indexing and Searching) mediante un motore di ricerca che operi sia sulle parole chiave assegnate ai vari file sia in base ai contenuti veri e propri dei file (indicizzazione full text);
- inserire automaticamente nelle pagine i metadati e gli attributi nativi del file, come, ad esempio, la larghezza e l’altezza per le immagini, piuttosto che la dimensione su disco espressa in Byte, KByte o MByte dei file da scaricare.
Accessibilità dei CMS
Il CMS deve garantire la verifica della conformità delle pagine pubblicate con le regole dell’accessibilità (Vedi anche Accessibilità).
In Italia vige la così detta Legge Stanca, che definisce i requisiti ai quali le pagine dei siti/portali della Pubblica Amministrazione devono sottostare. Tali requisiti sono quasi interamente coperti dalle check-list europee definite dal W3C (WCAG), per cui il CMS dovrebbe fornire funzionalità di verifica della conformità in tutte le sue priorità.
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