Gli ultimi due decenni hanno visto le tecnologie informatiche pervadere trasversalmente la maggior parte delle aziende esistenti informatizzando la quasi totalità di funzioni che un tempo erano poco o per nulla automatizzate. La sfida di questi anni e dei prossimi a venire è l’automazione di processi che in molti casi non iniziano e finiscono all’interno dell’azienda o di una business unit ma prevedono un campo operativo più vasto.
Il progetto di un Enterprise Portal pur non occupandosi della modellazione e della gestione dei processi può essere l’occasione per rivedere i processi aziendali e riorganizzarli alla luce delle nuove opportunità offerte dalla tecnologia non solo dal punto vista tecnologico e computazionale, ma soprattutto nell’ottica della strategia di business. Solo le aziende che sapranno sfruttare le tecnologie a proprio vantaggio potranno restare competitive e sopravvivere nei mercati che si vanno delineando.
Ecco dunque che un Enterprise Portal può essere utile o addirittura necessario a tutte quelle aziende che, per decisione interna o spinte dal mercato, devono aprire o condividere i propri processi aziendali - o parte di essi - anche con utenti esterni o per lo meno con una o più categorie di interlocutori che non possono operare direttamente sul sistema informativo interno dell’azienda. I motivi possono essere di vario genere da quelli logistici a quelli di sicurezza, di competenze o strategici.
È chiaro che, a secondo delle tipologie di funzionalità "portalizzate", si possano ottenere economie di scala, contrazione di costi di postalizzazione, riduzione dei tempi di esecuzione dei processi, possibilità di raggiungere un pubblico più vasto o di un altro tipo, più agile controllo dell’operatività aziendale. Riassumendo un Enterprise Portal permette all’azienda di:
- offrire un servizio "migliore";
- ridurre costi e tempi favorendo l’ottimizzando e la condivisione dei processi aziendali;
- interagire con un bacino più ampio di interlocutori.
Un esempio
In figura abbiamo rappresentato una possibile pagina di un enterprise portal.
Nella parte sinistra troviamo il menu con la possibilità di scegliere la To do List, la Web Mail, la gestione dei documenti condivisi, la gestione dei listini, l'agenda dei contatti, una serie di cruscotti, la gestione dei progetti e il logout.
Nella zona a destra del menu possiamo vedere nel primo riquadro in alto a sinistra la To Do list, la lista di cose da fare (appuntamenti, scadenze ecc.). Come spesso accade potrebbe essere gestita con Outlook. Cliccando sul nome del cliente, a cui in questo caso si deve scrivere una e-mail, si visualizza, subito sotto, la sua scheda completa. Queste informazioni sono "pescate" dal programma di CRM che mette a disposizione un opportuno Portlet in grado anche di comunicare con Outlook e il server Exchange. Nella parte di destra grazie all’integrazione con un sistema di mappe si visualizza subito la sua localizzazione geografica.
Nella parte inferiore si hanno tre indicatori che riportano in modo grafico i dati provenienti dal gestionale (Fatturato), dall’applicazione di Gestione Ordini (Ordini) e dall’applicazione di Project Management (Consegna Progetti).
In ultimo, nella parte centrale a destra si vede l’integrazione di informazioni provenienti da un portale finanziario che riportano in tempo reale l’andamento dell’SPMIB e del cambio Euro/Dollaro.
In una sola pagina si trovano le informazioni sulle prossime scadenze, con il dettaglio dell’interlocutore, un riassunto sempre aggiornato dell'andamento dell'azienda (Fatturato, Ordini e stato di avanzamento dei progetti rispetto alle stime) e uno sguardo sul mondo (borsa e quotazioni dollaro). Il tutto non solo dalla propria scrivania in ufficio ma da qualsiasi parte ci si trovi con una semplice connessione a Internet, anche in vacanza!
Progetti vincenti
Il primo fondamentale passo è porsi degli obiettivi in linea con lo sviluppo strategico dell’azienda. È proprio questa la fase più delicata che le imprese si trovano ad affrontare: individuare le strategie da mettere in opera per ottenere un reale vantaggio competitivo. Molto spesso il partner/fornitore scelto per la realizzazione dell’EP può essere di concreto aiuto all'azienda fornendo un servizio consulenziale che permetta di integrare la propria esperienza con gli obiettivi di business dell’azienda. Un progetto di EP è dunque vincente quando fornitore e azienda collaborano con un rapporto di fiducia e partnership. Un EP non è solo un strato tecnologico da comperare ma è un elemento abilitante a una strategia di crescita e sviluppo e un'occasione per l’azienda di rivedere e riorganizzare i processi alla luce delle nuove tecnologie...
Questa occasione va colta da tutta l’azienda e dal top management in particolare, che deve motivare i propri dipendenti e individuare un capo progetto che sappia e voglia essere presente e attivo in tutte le fasi. Non è detto che perché una procedura è sempre stata fatta in un certo modo non sia possibile migliorarla. È il caso, ahimè non così rado a vedersi, in cui si decide di passare a una procedura via web e questa continui a comportare la stampa di un documento e il suo invio via Fax. O ancora è il caso, altrettanto banale, dei siti di e-commerce artigianali che mostrano il catalogo online ma costringono poi l’utente a mandare una e-mail con il codice prodotto, le quantità che si vogliono acquistare e la ricevuta del versamento sul conto corrente postale. Sono casi limite ma vi sono situazioni simili anche in grandi aziende in cui si ha netta la sensazione di aver perso un'occasione.
Va inoltre sottolineato che voler riprodurre in ambito Portal certi processi che venivano svolti in altro ambito, senza un minimo di adattamento, può spesso voler dire percorrere strade inutilmente complesse. D'altra parte occorre anche prestare attenzione a non voler a tutti costi "ribaltare" l'azienda ingessandola in una serie di procedure o percorsi che in breve tempo si rivelerebbero del tutto insufficienti e inadeguati a gestire le complessità e le eccezioni proprie di molti processi. Spesso il modo migliore per mettere alla prova una procedura è testarla sul campo non solo con i responsabili di progetto ma proprio con chi la esegue tutti i giorni.
(Continua la lettura: a seguire la sezione "Punti critici di un progetto di Enterprise Portal")
Contattateci oggi stesso!