Forniamo qui cinque indicazioni, non in ordine di importanza, che vogliono sottolineare i principali fattori di riuscita, ma anche di rischio, di un Enterprise Portal. Sono cinque campanelli di allarme che dobbiamo imparare a tenere sott’occhio anche quando siamo concentrati sulla definizione, l'implementazione e lo sviluppo di una dettaglio. Potremmo addirittura dire che questa è la regola zero: in qualunque momento non perdiamo di vista i principi generali e le linee guida di partenza!

La prima indicazione che diamo è quella di applicarsi per rendere statico tutto quello che si può.

La generazione di pagine dinamiche richiede per sua natura l'accesso alla struttura dati che carica il server in misura maggiore della visualizzazione di una pagina html statica. La conversione di pagine dinamiche in pagine statiche permette di alleggerire l’intero sistema e far lavorare il solo web server senza coinvolgere applicativi, database ed altri oggetti che per un qualunque malaugurato caso potrebbero bloccarsi o dare problemi. La staticizzazione permette dunque di rendere sempre disponibile la consultazione della maggior parte del portale anche nel caso in cui alcuni elementi critici, come i database o le applicazioni aziendali coinvolte, presentino dei malfunzionamenti o non siano disponibili.

Il secondo concetto è quello di assicurarsi che il sistema preveda un’impostazione per cui la generazione delle informazioni sia separata dalla relativa rappresentazione. Una caratteristiche che deve avere un Enterprise Portal è quella di presentare al navigatore un ambiente uniforme per aspetto e interfaccia di navigazione indipendentemente dal fatto che si stia accedendo in realtà a servizi che interagiscono con differenti applicativi. Un EP deve dunque tener distinta la fase di produzione / inserimento dei contenuti da quella di vestizione o generazione del mock up. Queste due fasi, oltre ad essere distinte dal punto di vista logico, vengono anche curate da persone con skill molto differenti: i primi orientati alla programmazione e i secondi orientati al desing e alla presentazione.

Il terzo elemento chiave che caratterizza un progetto di Enterprise Portal è quello di predisporre una opportuna architettura che permetta non solo l’interazione dell’utente con le varie applicazioni ma anche un unico punto di accesso. Con SSO (Single Sign-On) si indica proprio la modalità di autenticazione che permetta all’utente di autenticarsi una sola volta e avere accesso quindi a tutte le applicazioni di propria pertinenza. Il nostro utente dunque una volta identificatosi al proprio portale aziendale non avrà più bisogno di Login e Password per consultare la propria e-mail, inserire un ordine o controllare un numero di telefono di un cliente.

Il quarto must è la User Experience. Un Enterprise Portal è fatto per gli utenti. Se non si riesce a far sì che l’utente si trovi a proprio agio sul portale, non viva quindi il portale come un fedele e insostituibile compagno che gli semplifica la vita, possiamo scommettere che in breve tempo il progetto, osteggiato da tutti, imploderà su se stesso.

L'ultima regola da seguire è la scalabilità. Il sistema Enterprise Portal deve essere progettato in modo che possa essere in qualunque momento scalabile con semplicità e economicità.

Ancora prima della selezione e della scelta del fornitore c'è l'amletica scelta tra lo sviluppo interno o la scelta di un fornitore esterno. In questo contesto, supponiamo per semplicità, che si sia scelto di procedere con un fornitore esterno.

Cosa chiedere dunque a un fornitore per sapere se è quello giusto? Suggeriamo di concentrarci su tre aspetti: esperienza dimostrabile nell’avere già affrontato progetti simili, qualità della soluzione proposta, metodologie di progetto e di controllo del progetto utilizzate.

I tre fattori sono di pari importanza e vanno valutati con attenzione. Con il primo possiamo capire se il possibile partner, a prescindere dalle opportune conoscenze tecnologiche, ha già affrontato progetti simili e sarà dunque in grado di mettere a frutto la propria esperienza per guidarci durante tutte le fasi del progetto.

Il secondo aspetto, quello che riguarda la qualità della soluzione proposta, deve spingerci a valutare bene se l’architettura offerta sia facilmente scalabile e flessibile, si basi su prodotti open source o soluzioni commerciali (vedi anche oltre), permetta di essere ampliata in un secondo tempo.

Il terzo aspetto è quello relativo alla gestione del progetto. È fondamentale capire se il nostro partner ha dimestichezza con la gestione di progetti complessi e critici come quello di un EP.

Quando si parla di EP il prezzo può variare addirittura di due ordini di grandezza in funzione della complessità del lavoro da affrontare e dall’ambizione del progetto.

Diciamo comunque che non si può pensare a un progetto di EP con budget per il primo anno inferiore ai 40 mila Euro che dovranno essere affiancati da un investimento pari ad almeno la metà per l’anno successivo, comprendente oltre alla manutenzione correttiva e evolutiva, allo sviluppo delle di tutte quelle funzionalità aggiuntive che si sono giudicate di secondaria importanza in fase di pianificazione iniziale. A questi costi vanno affiancati quelli dell’infrastruttura e delle licenze software se ci si affida a una soluzione su licenza (in questo caso occorre considerare un 20% circa all’anno del costo di acquisto delle licenze per i contratti di manutenzione).

Per quanto riguarda i tempi dipende molto dalle tecnologie che si adottano, e dalle modalità di conduzione del progetto. Nel caso si adottino modelli classici (ciclo a cascata) si parte dai sei mesi, che possono essere significamene ridotti se invece si adottano tecnologie agili che consentono di verificare il progetto in corso d’opera.

Lo sviluppo di un Enterprise Portal per una azienda è al contempo una occasione di riorganizzare strategicamente le proprie interazioni con gli utenti e la possibilità di ridurre costi e acquisire competitività. Va tuttavia sottolineato che, anche se consistente, il progetto tecnologico è solo una parte dell’impegno poiché il vero lavoro è quello che l’azienda deve fare su di sé mettendosi in gioco e, in molti casi, ristrutturandosi.

La nostra esperienza ci ha insegnato che è una sfida che va colta, convinti del percorso che si sta intraprendendo e cautelandosi con un partner affidabile e competente che si dimostri capace di indicare la soluzione migliore per le esigenze dell’azienda indipendentemente dalla scelta a priori di una determinata tecnologia o di un determinato prodotto (commerciale o open source).