Esistono diverse definizioni di Enterprise Portal, anche all’interno di una stessa azienda, a seconda del ruolo e della visione dell’interpellato: un IT manager ha spesso una percezione differente rispetto al marketing manager o all’amministratore delegato.

Infatti mentre per il primo un EP rappresenterà una moderna architettura tecnologica per consentire agli utenti di collaborare in ambienti omogenei e per distribuire via Web applicazioni sviluppate, ad esempio, in un’ottica SOA, per chi ha un approccio più strategico rappresenta invece l’implementazione di un paradigma organizzativo innovativo capace di dare un valore aggiunto all’azienda.

Possiamo comunque dire che un Enterprise Portal è una infrastruttura tecnologica che abilita gli interlocutori di una azienda all’utilizzo e alla fruizione via Web di una serie di servizi e informazioni erogati dall’azienda stessa. Con il termine interlocutori si intendono, oltre al personale interno ed esterno dell’azienda, i clienti, i fornitori e i prospect.

La definizione pone l’accento sul fatto che un Enterprise Portal debba essere qualche cosa di vivo e far da ponte tra il cuore dell’azienda e tutti coloro che possono trarre giovamento da un’interazione con essa. È ovvio che se un’azienda non si organizza per processi e non ha la propensione alla condivisione, alla collaborazione e all’apertura, è difficile che possa trarre vantaggio e portare a termine con successo il progetto, l’implementazione e la messa in opera di un Enterprise Portal.

Il termine Enterprise implica che si tratta di un progetto che si applica con successo se c’è una complessità organizzativa che trae giovamento dal rendere fruibili via Web e possibilmente con un look and feel omogeneo applicazioni e servizi provenienti da sistemi eterogenei e non necessariamente progettati per un utilizzo in Internet/Intranet. Questa caratteristica è spesso tipica di organizzazioni di dimensioni medio (tra i 50 e i 250 addetti e con un fatturato tra i 10 e i 50 milioni di euro) / medio - grandi.

CMS/ECM (Content Management System / Enterprise Content Management):

permettono di pubblicare e gestire pagine web (CMS) e di condividere, archiviare, indicizzare e reperire, in modo strutturato e agile, una serie di informazioni, documenti, file di provenienza eterogenea sia per il formato sia per l'applicazione che li ha generati (ECM). Inoltre per quanto riguarda più specificatamente gli ECM si preoccupano anche di gestire i permessi degli utenti che possono accedervi con visibilità e diritti differenti in base al gruppo di appartenenza (clienti, fornitori, impiegati dell'azienda, dirigenti, ecc.). A questi spesso si integrano sistemi esterni di tracking delle pubblicazioni e archiviazione spinti anche dalle ultime normative in materia di gestione elettronica dei documenti introdotte da IAS e Basilea II.

Online collaboration:

particolarmente sentita da quelle aziende i cui dipendenti e collaboratori lavorano da sedi o luoghi distribuiti sul territorio. In questo caso il portale metterà a disposizione una serie di servizi che possono essere fruiti da interfaccia web anche da tutti coloro che non sono in sede.

Gli aspetti più noti sono, ad esempio, l'accesso alla posta da web (webmail), la condivisione di documenti, i forum, la creazione e la gestione di work space virtuali, mini siti e community, la condivisione dei contatti e l'accesso ad applicazioni per conference call via web.

CRM (Customer Relationship Management):

coinvolge gli aspetti e i processi che regolano i rapporti tra l'azienda e i propri clienti, reali o potenziali che siano. Può comprendere la gestione di operazioni di marketing, di ausilio alla vendita, di call center ed help desk centralizzato e di servizio ai clienti in genere.

SCM (Supply Chain Management - gestione della catena di fornitura):

mette a disposizione via Web le applicazioni che governano i processi di gestione aziendale per ottimizzare la consegna di prodotti / servizi / informazioni dal fornitore al cliente.

ERP (Enterprise Resource Planning):

rende disponibile via web l'accesso di una parte o dell'intero sistema informativo che governa il business specifico dell'azienda dalla pianificazione al marketing passando per la produzione e la vendita.

BPM (Business Process Management):

permette di definire, gestire, ottimizzare e controllare un processo aziendale mediante una applicazione di alto livello senza dover richiedere un costante supporto del personale IT.

Di questi alcuni come il CMS e l'Online Collaboration sono spesso messi a disposizione ed erogati direttamente dall'applicazione di gestione dell'Enterprise Portal, altri quali il CRM, l'SCM, l'ERP e il BPMS sono invece sistemi esterni all'Enterprise Portal che ne consente solo la distribuzione. Un Enterprise Portal può essere più o meno focalizzato su una o più delle declinazioni viste.